ผู้นำที่ดีควรสื่อสารอย่างไรให้จับใจคนฟัง?

4 เทคนิคการสื่อสารเพื่อสร้างการเปลี่ยนแปลง

การขับเคลื่อนการเปลี่ยนแปลงในองค์กรไม่ใช่เรื่องง่าย โดยเฉพาะอย่างยิ่ง การทำให้พนักงานรู้สึกมีแรงจูงใจและอยากเป็นส่วนหนึ่งของการเปลี่ยนแปลง ซึ่งเป็นหนึ่งในความท้าทายที่สำคัญของผู้นำ อย่างไรก็ตาม หนึ่งในทักษะที่ขาดไม่ได้สำหรับผู้นำที่ประสบความสำเร็จก็คือ การสื่อสาร เพราะเมื่อสื่อสารได้ดี การเปลี่ยนแปลงก็มีโอกาสเกิดขึ้นจริง แต่คำถามคือ จะสื่อสารอย่างไรให้ได้ผล? ลองมาหาคำตอบกัน

4 เทคนิคการสื่อสารเพื่อสร้างการเปลี่ยนแปลง

1. ใช้คำง่าย ๆ เพื่ออธิบายเรื่องยาก
แนวคิดที่ซับซ้อนอาจเป็นเรื่องที่ยากจะเข้าใจ หากอธิบายด้วยศัพท์เทคนิคที่ไม่คุ้นเคย ดังนั้น ผู้นำควรเลือกใช้คำที่เรียบง่าย กระชับ และคุ้นเคย เพื่อช่วยลดความสับสน ทำให้มั่นใจได้ว่าข้อความสำคัญสื่อสารไปถึงกลุ่มเป้าหมายอย่างมีประสิทธิภาพ ยกตัวอย่างเช่น แทนที่จะพูดว่า “เราจำเป็นต้องใช้กลยุทธ์บูรณาการเพื่อสร้างความสอดคล้องในการทำงานข้ามแผนก” ลองเปลี่ยนเป็น “เรามาร่วมมือกันระหว่างทีม”

2. ใช้คำเปรียบเทียบที่ดึงดูดใจเพื่อเน้นแนวคิดสำคัญ
เรามักจะเห็นวิธีนี้จากเหล่านักพูดสร้างแรงบันดาลใจ เนื่องจากวิธีนี้จะช่วยให้ผู้ฟังเข้าใจเนื้อหาได้เร็วขึ้น และจดจำได้นานขึ้น ซึ่งคำเปรียบเทียบที่ดีต้องเป็นคำที่จับใจและสื่อความหมายได้ชัดเจน ยกตัวอย่างเช่น แทนที่จะบอกว่า “การก้าวหน้าทีละน้อยไปสู่เป้าหมายระยะยาว” ลองเปลี่ยนเป็น “ความสำเร็จเหมือนการขึ้นบันได ต้องก้าวไปทีละขั้น”

3. ทำให้ข้อมูลมีความเป็นมนุษย์และมีคุณค่า
บ่อยครั้งที่เวลาเราเจอกับข้อมูลเชิงตัวเลขที่ดูน่าเชื่อถือ จับต้องได้ แต่กลับไม่จับใจคนฟัง ดังนั้น เพื่อให้ข้อมูลมีความหมายและโน้มน้าวใจ ควรเชื่อมโยงตัวเลขเข้ากับเรื่องราวที่เกี่ยวข้องกับกลุ่มเป้าหมายของเรา วิธีนี้ช่วยให้ข้อมูลมีความน่าสนใจ และกระตุ้นให้เกิดการลงมือทำได้ง่ายขึ้น ยกตัวอย่างเช่น แทนที่จะพูดว่า “ความพึงพอใจของลูกค้าลดลง 15%” ลองเปลี่ยนเป็น “ลูกค้าหนึ่งในหกคนรู้สึกไม่พอใจและเลิกใช้บริการของเราเมื่อเดือนที่แล้ว เราจะปรับปรุงอย่างไรได้บ้าง?”

4. เปลี่ยนพันธกิจให้เป็นแนวคิดที่ช่วยขับเคลื่อนทีม
หากผู้นำสามารถเปลี่ยนพันธกิจขององค์กรที่ดูไกลเกินเอื้อมให้กลายเป็นแนวคิดที่จดจำง่ายและทรงพลัง เพื่อสร้างแรงบันดาลใจและสร้างทิศทางการทำงานที่ชัดเจนในองค์กร ยกตัวอย่างเช่น แทนที่จะใช้เป้าหมายกว้าง ๆ เช่น “ปรับปรุงประสบการณ์ลูกค้า” ลองทำให้ชัดเจนขึ้นอย่าง “เราสร้างรอยยิ้มให้กับลูกค้าในทุกการบริการ”